Exemples · Des besoins aux parcours
Moins de suivis dispersés.
Un suivi clair à chaque étape.
Une demande client, un suivi d’intervention, un logement ou une adhésion : voyez comment organiser le travail autour des bons dossiers, des bonnes personnes et de la prochaine étape.
- Votre quotidien
- Vos priorités
- Votre parcours
Du problème au parcours
Quel quotidien ressemble au vôtre ?
Choisissez une situation pour découvrir les dossiers, les étapes et les fonctions à réunir.
Scénarios illustratifs, à configurer pour votre organisation. Ils ne constituent pas des témoignages clients ni des résultats mesurés.
01 Clients et projets
Une demande arrive. Gardez le fil jusqu’à la facture.
La difficulté au départ
Le besoin est dans un courriel, les tâches dans un fichier et les documents chez un collègue. Chaque reprise demande de reconstruire le contexte.
Ce que le parcours apporte
L’équipe retrouve le client, le travail à réaliser et les documents utiles dans un parcours préparé pour son activité.
Prestation de service · dossier fictif
Qualifier la demande
Client, besoin et documents de départ.
Coordonner le travail
Responsable, tâches et prochaines étapes.
Préparer la facturation
Devis et facture dans la comptabilité, avec les associations configurées.
Les fonctions à réunir
- CRM
- Projets
- Documents
- Comptabilité
Les liens entre dossiers et comptabilité se préparent à la mise en place.
02 Intervention et accompagnement
Une personne suivie. Une continuité à préserver.
La difficulté au départ
Une absence ou un changement d’intervenant oblige à relire plusieurs notes pour retrouver les besoins et les suites prévues.
Ce que le parcours apporte
Les intervenants autorisés disposent d’un dossier structuré pour reprendre le suivi et consigner la prochaine étape.
Accompagnement · dossier fictif
Accueillir et comprendre
Demande, besoins et informations pertinentes.
Consigner le suivi
Plan d’intervention et notes évolutives adaptées au programme.
Préparer la suite
Objectifs, suites à donner et documents accessibles selon les droits.
Les fonctions à réunir
- Dossiers métier
- Notes évolutives
- Documents
- Accès
La structure du dossier et les accès sont adaptés à vos pratiques de confidentialité.
03 Habitation et entretien
Une réparation demandée. Le bon contexte pour intervenir.
La difficulté au départ
L’adresse est connue, mais il faut encore retrouver le logement, la demande, les échanges et la personne qui s’en occupe.
Ce que le parcours apporte
La demande reste liée au bon logement et l’équipe peut suivre son traitement avec les informations nécessaires.
Demande d’entretien · dossier fictif
Situer la demande
Immeuble, logement et description du problème.
Organiser l’intervention
Responsable, priorité et suivi du bon de travail.
Conserver l’historique
Compte rendu, pièces et état du traitement.
Les fonctions à réunir
- Habitation
- Entretien
- Documents
- Collaboration
Habitation est une offre en supplément. Les sources et les parcours retenus sont raccordés lors de la configuration.
04 Membres et activités
Un membre s’inscrit. Retrouvez le parcours derrière son nom.
La difficulté au départ
Adhésion, inscription et présence sont suivies séparément. Une question simple exige de consulter plusieurs listes.
Ce que le parcours apporte
L’organisme organise le dossier du membre et le suivi de sa participation, avec les liens préparés entre les fonctions utilisées.
Participation associative · dossier fictif
Préparer le profil
Coordonnées, adhésion et informations utiles.
Organiser la participation
Activité, inscription et capacité prévue.
Suivre la présence
Présences et informations de participation autorisées.
Les fonctions à réunir
- Membres
- Activités
- Inscriptions
- Indicateurs
Le profil membre et les liens avec les activités se configurent selon votre fonctionnement.
05 Financement et résultats
Une subvention accordée. Des éléments à réunir pour rendre compte.
La difficulté au départ
L’entente, les échéances, les dépenses et les preuves d’activité ne sont pas conservées au même endroit.
Ce que le parcours apporte
Le suivi rassemble les éléments du financement et prépare la reddition avec les pièces et les données retenues.
Projet financé · dossier fictif
Documenter l’entente
Programme, convention et échéances.
Suivre les éléments utiles
Dossiers d’activité, pièces et suivi financier dans leurs modules.
Préparer la reddition
Résultats et justificatifs à vérifier avant transmission.
Les fonctions à réunir
- Modèles OBNL
- Documents
- Comptabilité
- Rapports
Les fonds, associations comptables et rapports sont préparés selon les exigences de votre organisation.
06 Équipe et ressources humaines
Un employé arrive. Préparez son accueil et ses suivis.
La difficulté au départ
Les documents, les demandes de matériel et les étapes d’intégration circulent entre plusieurs personnes sans vue commune.
Ce que le parcours apporte
Les responsables retrouvent les étapes d’accueil et les informations qui leur sont accessibles pour accompagner l’employé.
Intégration d’un employé · dossier fictif
Préparer le dossier
Informations de l’employé et documents autorisés.
Organiser l’accueil
Liste d’accueil, matériel et responsabilités.
Accompagner la progression
Probation, formations et suivis de développement.
Les fonctions à réunir
- RH
- Modèles d’accueil
- Documents
- Permissions
Le périmètre RH est confirmé à la mise en place. Le calcul de paie n’est pas inclus.
Votre fonctionnement reste le point de départ
Le prochain exemple peut partir de votre réalité.
Un suivi qui vous ralentit
Une demande, un dossier ou une opération difficile à coordonner.
Les personnes impliquées
Qui reçoit, qui traite, qui approuve et qui doit être informé.
Le résultat attendu
Ce que votre équipe doit pouvoir retrouver, faire ou décider.